Arbetsordning för verkställande direktör

Arbetsordning för VD i Beijer Electronics Group AB (publ)

Denna arbetsordning är fastställd av styrelsen den 26 april, 2018 och träder i kraft omedelbart.

  1.   Ansvar
  2.   Uppgifter
  3.   Rapportering
  4.   Jäv
  5.   Sekretess och informationer
  6.   Övrigt

1.  Ansvar

Den verkställande direktören skall sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar och i enlighet med av styrelsen beslutad budget. Verkställande direktören svarar således för driften av rörelsen och tillsyn över personalen. Därutöver svarar verkställande direktören för att koncernens bokföring fullgörs enligt lag och att dess medelsförvaltning sköts på ett betryggande sätt.

Verkställande direktören skall se till att styrelsen får ett så sakligt, utförligt och relevant informationsunderlag som erfordras, både inför och mellan styrelsens sammanträden, för att styrelsen skall kunna fatta väl underbyggda beslut. Styrelsen skall hållas informerad om utvecklingen av bolagets verksamhet mellan styrelsens sammanträden.

Verkställande direktören är ansvarig för den löpande driften och utvecklingen av bolagets verksamhet och har rätt och skyldighet att vidta härför erforderliga åtgärder. Nedan angivna åtgärder skall verkställande direktören dock – oaktat om dessa anses ingå i den löpande driften eller ej – vidtaga först efter uttryckligt bemyndigande från styrelsen:
  • Investeringar, upptagande av lån, ingående av betalningsförpliktelse eller ställande av säkerhet till belopp överstigande fem (5) miljoner kronor, oavsett om sådan investering finansieras via avbetalning, leasing eller på annat sätt.
  • Uppstart, nedläggning, köp/försäljning av divisioner, verksamhetsgrenar, företag och/eller fast egendom oberoende av beloppsgräns.
  • Inledande av rättegång eller skiljeförfarande.
  • Övergripande organisationsförändringar samt fastställande av ansvarsområden och ersättningsvillkor (inklusive upphörande av anställning) för ledande befattningshavare med direkt rapporteringsskyldighet till verkställande direktören (s.k. grandparent-princip).
      

Det åligger verkställande direktören att vidta åtgärder till säkerställande av att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning och andra för verksamheten gällande bestämmelser.

Verkställande direktören företräder bolaget gentemot tredje man i enlighet med vad som anges i 8 kap 29 § ABL. Verkställande direktören kan därutöver ha rätt att företräda bolaget enligt styrelsens särskilda bemyndigande.

Uppstår en situation då styrelsens beslut inte kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för bolagets verksamhet, får verkställande direktören vidta åtgärd eller fatta beslut som inte ryms inom den löpande förvaltningen. Verkställande direktören skall snarast möjligt underrätta styrelsen om sådant beslut eller sådan åtgärd.

Inom verkställande direktörens ansvarsområde ingår även ansvar för koncernbolagen. Denna arbetsordning liksom bestämmelser i Arbetsordning för styrelsen i Beijer Electronics Group AB skall i tillämpliga delar också gälla för koncernbolagen.
  

2.  Uppgifter

Verkställande direktören skall bl a
  • Bedriva verksamheten i enlighet med gällande lagar och förordningar och andra för verksamheten gällande bestämmelser
  • Upprätta förslag till övergripande koncernorganisationsplan
  • Upprätta förslag till långsiktig verksamhetsplan och årlig budget för koncernen att underställas styrelsen
  • Fortlöpande följa upp efterlevnaden av verksamhetsplan och budget
  • Närvara vid bolagets bolagsstämmor
      
Verkställande direktören ansvarar för att koncernens verksamhet fortlöpande övervakas och kontrolleras, vilket bl a innebär att denne skall
  • löpande följa och granska koncernens resultat- och balansutveckling
  • löpande följa och granska utvecklingen av koncernens risknivå
  • tillse att efterlevnaden av koncernens interna instruktioner för styrning och kontroll av verksamheten kontrolleras fortlöpande
  • löpande följa koncernens affärsmässiga utveckling
  • löpande följa koncernens interna administrationsarbete
  • tillse att nödvändiga arbetsordningar för styrelser och verkställande direktörer finns i dotterbolagen och att dessa efterlevs
      

3.  Rapporteringsskyldighet

Intern rapportering 

Det åligger verkställande direktören att fortlöpande informera styrelsen om koncernens ekonomiska situation och utveckling. Sådan rapportering skall lämnas vid varje styrelsemöte och vid händelse av väsentlig betydelse för koncernen. Därutöver skall verkställande direktören vid varje styrelsemöte rapportera om väsentliga affärshändelser och särskilt (i) viktiga förändringar på kund- och leverantörssidan, (ii) viktiga händelser inom produktutveckling och produktkvalité samt (iii) viktiga förändringar på personalsidan.

Rapportering skall ske genom såväl skriftlig som muntlig information. Skriftlig information skall utsändas inför styrelsemöte i enlighet med vad som anges i arbetsordning för styrelsen.

Verkställande direktören skall härutöver fortlöpande informera styrelsen om verksamhetens utveckling och om väsentliga affärshändelser i koncernen. Rapportering som ej äger rum vid styrelsesammanträde skall i första hand ske till styrelsens ordförande.

Extern rapportering

Verkställande direktören ansvarar för att koncernens externa rapporterings- och informationsskyldighet fullgörs i enlighet med gällande bestämmelser.
  

4. Jäv

Verkställande direktören får inte handlägga fråga om
  • avtal mellan verkställande direktören och bolag i Beijer Electronics Group-koncernen
  • avtal mellan bolaget och tredje man, om den verkställande direktören i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets, eller
  • avtal mellan bolaget och en juridisk person som den verkställande direktören ensam eller tillsammans med någon annan får företräda. Detta förbud gäller dock inte om bolagets motpart är ett bolag i Beijer Electronics Group-koncernen.
      

Det åligger verkställande direktören att rapportera till styrelsen alla händelser där jäv kan föreligga.

Med avtal avses även rättegång eller annan talan.
  

5.  Sekretess och informationer

Verkställande direktören erinras om sin lojalitetsplikt till bolaget och koncernen och skall iaktta diskretion rörande alla affärsangelägenheter i bolaget eller koncernen. Ansvarsfördelning avseende extern information regleras i Arbetsordning för styrelsen.

Det åligger verkställande direktören att underrätta styrelsens övriga ledamöter om eventuell information som lämnas om bolaget genom att till ledamöterna i förväg översända pressmeddelanden och/eller allmän information.
  

6.  Övrigt

Verkställande direktören skall underställa styrelsen beslut om godkännande av väsentliga uppdrag utanför bolaget.